Kolmiokirja Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 1.11.2021

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kolmiokirja Oy, Solistinkatu 4, 90140 Oulu, kerää ja käsittelee henkilötietoja toimintansa yhteydessä. Käyttäessäsi palveluitamme, myös Kaleva Media -konserni kerää ja käsittelee henkilötietojasi. Kaleva Media -konsernin tietosuojaselosteeseen voit tutustua täällä:

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä meihin täyttämällä sähköisen lomakkeen osoitteessa https://www.kalevamedia.fi/tietosuojalomake/, sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu(a)kolmiokirja.fi tai kirjeitse osoitteeseen Kolmiokirja Oy, Asiakaspalvelu, PL 246, 90101 Oulu. Lisäksi voit olla yhteydessä Kaleva Media -konsernin tietosuojavastaavaan Pirjo Kytösalmeen sähköpostitse pirjo.kytosalmi(a)kalevamedia.fi tai kirjeitse Kaleva Media, Tietosuoja, PL 170, 90401 Oulu.

1. Mistä lähteistä ja miten keräämme henkilötietojasi?

Käsittelemämme henkilötiedot ovat pääosin sinun meille antamia. Lisäksi keräämme sinusta erilaisia tietoja erilaisten evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kun käytät eri palveluitamme. Evästeiden ja vastaavien tekniikoiden käytöstä saat lisätietoa https://www.kalevamedia.fi/tietosuoja/linkkievasteet/

Kun rekisteröidyt, suoritat tilauksen, vahvistat maksun tai luot tilin palveluumme. Palveluumme rekisteröityminen sekä tilausten tekeminen edellyttää henkilötietojesi käsitte-lyä. Esimerkiksi kun tilaat meiltä tuotteita tai palveluita, keräämme sinusta yhteystietojesi lisäksi erilaisia henkilötietoja liittyen ostoihisi, tilauksiisi sekä laskutukseen.

Kun otat yhteyttä meihin eri kanavissa. Ottaessasi meihin yhteyttä erilaisissa kanavissa, keräämme erilaisia tietoja käytetyistä yhteydenottokanavista, yhteydenottojen ja palautteiden sisällöistä.

Kun otamme sinuun yhteyttä tai kohdistamme sinuun markkinointia. Kun kohdistamme sinuun erilaista viestintää, kuten myyntiä, markkinointia tai erilaisia tutkimuksia, tallennamme erilaisia tietoja esimerkiksi tällaisen viestinnän toimivuuden ja tehokkuuden mittaamiseksi.

Ulkopuoliset tiedon lähteet. Hankimme henkilötietoja myös erilaisista ulkopuolisista lähteistä, kuten esimerkiksi Suomen Asiakastiedolta esimerkiksi kohdentaaksemme erilaisia myyntiin ja markkinointiin liittyviä viestejä yrityspäättäjille.

2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?

Riippuen tilanteesta ja asiakkuudestasi, käsittelemme henkilötietoja moneen erilaiseen tarkoitukseen. Olemme luetelleet alle ne käyttötarkoitukset, joihin henkilötietojasi voidaan käsitellä:

Tuotteiden tilausten hallinta. Käsittelemme henkilötietojasi ottaaksemme vastaan tilauksiasi ja toimittaessamme tilatut tuotteet sinulle. Tilausten yhteydessä käsittelemme myös tietoja esimerkiksi maksuihin ja laskutukseen liittyen.

Palveluidemme markkinointi. Aikaisemman asiakkuutesi sekä ostohistoriasi pohjalta pyrimme tekemään markkinoinnistamme entistä osuvampaa ja kiinnostavampaa. Käytämme henkilötietoja markkinoinnin sekä sähköisen suoramarkkinoinnin kohdentamiseen eri kanavissa.

Palveluidemme ylläpito ja kehittäminen. Käytämme erilaisia henkilötietoja, kuten palvelumme käytöstä kerääntyviä käyttötietoja muodostaaksemme erilaisia tilastoja ja ra-portteja liiketoimintamme tarpeisiin. Analysoimme myös palvelumme käyttöä ja toimivuutta, jotta voisimme tehdä siitä entistä helppokäyttöisemmän sekä kehittääksemme kokonaan uusia tuotteita ja palveluita.

Viestintä & asiakaspalvelu. Käsittelemme henkilötietojasi kun olet meihin yhteydessä erilaisissa tilanteissa, kuten ottaessasi yhteyttä asiakaspalveluumme tai tilatessasi meiltä uutiskirjeen.

Kilpailujen, arvontojen ja tutkimusten järjestäminen. Järjestämme erilaisia kilpailuja ja arvontoja, joiden yhteydessä keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi. Toteutamme myös erilaisia tutkimuksia ymmärtääksemme paremmin asiakkaidemme odotuksia, mieltymyksiä sekä saadaksemme palautetta. Riippuen tutkimuksesta, voimme taustoittaa saamiamme vastauksia erilaisilla henkilötiedoilla, kuten ikä- tai sukupuolitiedoilla.

Lakisääteisten velvollisuuksien toteuttaminen. Tietyissä tilanteissa lainsäädäntö edellyttää meiltä henkilötietojesi käsittelyä. Esimerksi kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa meitä säilyttämään erilaisia tositteita, jotka saattavat sisältää erilaisia henkilötietoja.

3. Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi riippuen tilanteesta ja käyttötarkoituksesta neljällä eri oikeusperusteella:

Kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai solmimiseksi, jossa olet osapuolena. Esimerkiksi kun tilaat meiltä erilaisia tuotteita tai palveluita, käsittelemme tiettyjä henkilötietojasi perustuen syntyvään sopimussuhteeseen ja tästä johtuvien velvollisuuksien täyttämiseen.

Kun käsittely on tarpeen jonkin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietyissä tilanteissa meihin soveltuva lainsäädäntö edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Säilytämme esimerkiksi laskutustietoja lain vaatiman ajan verotusta sekä kirjanpitoa varten.

Kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Lähetämme sinulle erilaisia markkinointiviestejä tai uutiskirjeitä sekä kohdennamme mainontaa erilaisissa sähköisissä kanavissa kun olet antanut tähän suostumuksesi.

Kun käsittely on tarpeen meidän tai kumppaneidemme oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Useimmiten oikeutettu etu perustuu meidän ja sinun väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Näissä tilanteissa huolehdimme siitä, että käsittely on oikeasuhtaista sinun oikeuksiin ja etuihin nähden ja että se vastaa sinun kohtuullisia odotuksia.

Tilastointi ja raportointi. Mittaamme esimerkiksi tuotteidemme tilausten kehittymistä sekä mainonnan tehokkuutta ja näkyvyyttä eri kanavissa, jotta voimme suunnitella ja ennustaa palveluidemme kehitystä.

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen. Pyrimme jatkuvasti kehittämään erilaisia datapohjaisia palveluita, joista sinulle olisi mahdollisimman paljon hyötyä asiakkaanamme. Keräämme ja analysoimme esimerkiksi tietoja käynneistäsi eri palveluissamme, jotta ymmärtäisimme miten eri palveluitamme käytetään ja jotta voisimme tehdä niistä entistä helpommin käytettäviä.

Henkilötietojen suojaaminen ja väärinkäytösten ehkäiseminen. Keräämme esimerkiksi palveluidemme käytöstä erilaisia lokitietoja, joiden avulla pyrimme havaitsemaan erilaisia poikkeamia suojataksemme henkilötietoja ulkopuolisten pääsyiltä.

Asiakaspalvelu. Käsittelemme henkilötietojasi vastataksemme erilaisiin kysymyksiin ja pyyntöihin esimerkiksi kun otat yhteyttä asiakaspalveluumme eri kanavissa.

Sähköinen suoramarkkinointi tietyissä tilanteissa. Kohdennamme sinuun myös sähköistä suoramarkkinointia esimerkiksi kun tällainen markkinointi kohdistuu asemaasi yrityksessä tai markkinoidaksemme samankaltaisia tuotteita tai palveluita joita olet jo meiltä ostanut.

Lakisääteisten velvollisuuksien toteuttaminen. Käsittelemme henkilötietojasi myös tiettyjen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Esimerksi kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa meitä säilyttämään erilaisia tositteita, jotka sisältävät rajatusti henkilötietojasi.

4. Luovutammeko henkilötietojasi Kolmiokirjan ulkopuolisille toimijoille?

Vaikka teemmekin paljon itse, käytämme henkilötietojen käsittelyssä hyödyksi myös ulkoisia kumppaneita. Alle on lueteltu kategorioittain erilaisia kumppaneita, joille henkilötietojasi saatetaan tilanteesta ja käsittelyn tarkoituksesta riippuen luovuttaa. Pyrimme aina sopimuksin varmistamaan, että käyttämämme kumppanit käsittelevät henkilötietoja vain ja ainoastaan meidän lukuumme.

Maksujen välittäjät. Tilatessasi tuotteita verkkokaupastamme, sinut ohjataan maksamaan tilauksesi ulkopuoliseen palveluun, kuten esimerkiksi PayTrailiin.

Ulkoiset myynnin kumppanit. Esimerkiksi kun lehtesi tilaus on päättymässä, saatamme siirtää henkilötietojasi ulkoistetuille myynnin kumppaneille, jotka ottavat sinuun yhteyttä puolestamme.

Markkinointikumppanit. Siirrämme henkilötietoja erilaisille mainonnan kumppaneille markkinoinnin toteuttamista varten. Teemme esimerkiksi erilaisia markkinointikampanjoita, joissa siirrämme markkinoinnin kohderyhmä tietoja kumppaniemme hallinnoimiin markkinointijärjestelmiin kohdentaaksemme markkinointia.

IT-järjestelmien ja konesalipalveluiden toimittajat. Käytämme toiminnassamme paljon apunamme erilaisia IT-järjestelmiä sekä konesalipalveluita, joiden haltuun henkilötietoja päätyy. Käytämme esimerkiksi Microsoftin hallinnoimaa sähköpostijärjestelmää sekä Telia Inmics.Nebulan -konesalipalveluita, joissa verkkosivustoamme ylläpidetään.

Sosiaalisen median toimijat. Verkkopalveluissamme on käytössä erilaisia sosiaalisen median toiminnallisuuksia, joiden kautta henkilötietojasi voi päätyä erilaisille sosiaalisen median toimijoille, kuten Facebookille.

Muut palveluiden tarjoajat ja alihankkijat. Yllämainittujen kategorioiden lisäksi käytämme myös muita palveluiden tarjoajia sekä alihakkijoita, joille henkilötietojasi voidaan luovuttaa.

Tällaisia Kolmiokirjan ulkopuolisia toimijoita voivat olla esimerkiksi lehtien jakelijat, konsultit, markkinatutkimusten sekä kuluttajakyselyiden toteuttajat.

Muut tilanteet, joissa henkilötietojasi saatetaan luovuttaa. Saatamme luovuttaa henkilötietojasi Kolmiokirjan ulkopuolelle myös muissa satunnaisissa tilanteissa, kuten laskujen perinnässä tai erilaisten yritysmuutosten yhteydessä.

Ylläolevien lisäksi henkilötietojasi luovutetaan Kaleva Media -konsernin käyttöön. Kaleva Media -konsernin tietosuojakäytännöistä voit lukea täältä: kalevamedia.fi/tietosuoja

5. Siirrämmekö henkilötietojasi EU alueen ulkopuolelle?

Osa käyttämistämme kumppaneista sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolella, joten tietyissä tilanteissa siirrämme henkilötietojasi myös näihin maihin käsiteltäväksi. Tällaisten siirtojen osalta pyrimme toteuttamaan erilaisia toimenpiteitä, joilla eurooppalaisen tietosuojalainsäädännön edellyttämä korkea henkilötietojen suojan taso toteutuisi myös siirtämisen jälkeen.

Tällaisia toteuttamiamme toimenpiteitä ovat mm. Euroopan komission hyväksymien mallilausekkeiden käyttäminen osana sopimuksia, joita solmimme kolmansissa maissa olevien vastaanottajien kanssa.

Euroopan komission laatimista mallilausekkeista voit lukea lisää täältä: https://ec.europa.eu/info/ law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractualclauses-scc_en

Esimerkkejä Euroopan Talousalueen ulkopuolisista maista, joihin saatamme siirtää henkilötietojasi
Maa, jonne henkilötietojasi voi siirtyä	Tilanteet, joissa tällainen siirto voi tapahtua	Toimenpiteet, joilla pyrimme säilyttämään henkilötietojen suojan korkean tason
Yhdysvallat	Osa käyttämistämme IT-järjestelmistä ja pilvipalveluista sijaitsee yhdysvaltalaisilla palvelimilla	EU Komission laatimat mallisopimuslausekkeet, joiden myötä kumppani sitoutuu takaamaan riittävän tietosuojan tason henkilötietojen siirtämisen jälkeen

6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen tai se on tarpeen palvelujen toimittamiseksi sinulle sekä transaktioiden varmentamiseksi kirjanpitotarkoituksiin. Säilytämme henkilötietoja myös lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi, riitaisuuksien ratkaisemiseksi ja sopimustemme täytäntöönpanemiseksi, silloin kun se on tarpeellista.

7. Kuinka suojaamme henkilötietojasi?

Olemme ottaneet käyttöön erilaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä, joilla pyrimme suojaamaan henkilötiedot esimerkiksi luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Otamme säännöllisesti varmuuskopioita henkilötiedoista niiden häviämisen estämiseksi. Ainoastaan niillä työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joilla se on tarpeen on erilaisten työtehtävien hoitamisen vuoksi.

8. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Olemme alle luetelleet erilaisia oikeuksiasi, joita tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle omiin henkilötietoihisi liittyen. Voit pyytää meitä toteuttamaan oikeuksiasi tekemällä sähköisen pyynnön osoitteessa https://www.kalevamedia.fi/tietosuojalomake/.

Oikeuksiisi liittyen voit olla meihin myös yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu(a)kolmiokirja.fi tai kirjeitse osoitteeseen Kolmiokirja Oy, Asiakaspalvelu, PL 246, 90101 Oulu.

Estääksemme henkilötietojesi päätymisen väärin käsiin, varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi tietosuojaa koskevien pyyntöjesi yhteydessä.

Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on aina oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada pääsy käsiteltäviin tietoihisi sekä oikeus pyytää meitä toimittamaan jäljennös kaikista sinua koskevista henkilötiedoista.

Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Pyrimme luonnollisesti siihen, että käsittelemämme henkilötiedot olisivat mahdollisimman virheettömiä ja ajantasaisia. Jos huomaat, että sinua koskevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan sinua koskevia henkilötietoja. Huomioithan kuitenkin, että emme voi välttämättä poistaa sellaisia tietoja, joiden säilyttämiselle on olemassa perusteltu tarve, kuten tietty lakisääteinen velvoite.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta vastustaa kaikkea henkilötietojesi käsittelyä, vaan soveltuu esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tämän lisäksi sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällainen oikeus sinulla on esimerkiksi silloin, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden. Rajaamme pyynnöstäsi tällöin käsittelystä ne henkilötiedot, joiden käsittelyä haluat rajoittaa.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen. Huomioithan, että tällainen oikeus koskee vain automaattisin keinoin käsiteltäviä henkilötietojasi, jotka olet itse toimittanut meille ja joiden käsittely perustuu suostumukseesi tai oikeutettuun etuumme.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos epäilet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti, sinulla on aina oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa valvoo tietosuojavaltuutetun toimisto.

Yhteystiedot ja ohjeet valituksen tekemiseen löydät tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/etusivu